Navegant l’Ebre en l’aniversari de Pete Seeger...
Instruccions de la Contractació Menor
01/10/2020
Instruccions de la Contractació Menor
"INSTRUCCIONS DE CONTRACTACIÓ PELS CONTRACTES MENORS DE L’AJUNTAMENT DE BENIFALLET
1.- Què és el contracte menor.
Els contractes menors són aquells entre 0.1 cèntims d’euro i 15.000 euros (subministraments i serveis) i 40.000 euros (obres), sense tenir en compte l’IVA. Tenen una durada màxima d’1 any i són per necessitats puntuals i no periòdiques en el temps.
2.- Regulació del contracte menor.
El contracte menor es troba regulat a l’article 118 de la Llei 9/2017, de 8 de novembre de Contractes del Sector Públic.
Aquest article estableix com a obligatori tramitar un expedient de contractació pels menors, sense fer referència a un import mínim de despesa només al límit que opera com a màxim, que ha d’estar format per:
- Un informe de l’òrgan de contractació motivant la necessitat de la contractació i la justificació de no fraccionament i no adjudicació a la mateixa empresa contractista de contractes fins el límit de l’import del menor.
- L’aprovació de la despesa.
- Informe jurídic de secretaria.
- La incorporació a l’expedient de la factura.
- En els contractes d’obres, incorporar el pressupost de les obres i el projecte si procedeix segons la normativa.
Prenent en consideració l’informe de la Junta Consultiva de Contractació Administrativa de la Generalitat de Catalunya 1/2018 de 20 d’abril, i en relació a l’article que s’ha esmentat abans:
- la prohibició de subscriure un Àmbit temporal determinat volum de contractes menors amb un mateixa empresa es refereix a un exercici pressupostari, i pel que fa a l’any en curs es tindrà com a data inicial de còmput, el dia 9 de març de 2018 (data d’entrada en vigor la LCSP).
- La limitació de subscriure un determinat volum de contractes menors amb una mateixa empresa, es refereix a contractes d’una mateixa tipologia (obres, serveis i subministraments) i amb prestacions similars. Per tant encara que el contracte s’origini en àrees o unitats diferents, operarà aquesta limitació si la tipologia del contracte es la mateixa o la prestació contractada és similar
- Encara que les prestacions siguin diferents i el tipus de contracte també, si l’objectiu és el fraccionament d’un contracte, els menors que se’n derivin es consideraran nuls de ple dret.
3.- Documentació que inclourà l’expedient de contracte menor
- Informe de contractació que justifica la necessitat de la contractació signat pel tècnic, si és el cas, i l’alcaldessa.
- Acreditació PRL i assegurança de RC (quan procedeixi)
- Projecte o memòria valorada en el cas de contractes menors d’obres.
- Factura (la factura incorporarà el número de RC i el d’expedient de l’ACTIO, cal advertir-ho als proveïdors)
- Informe de la secretaria.
- Aprovació de l’obligació de despesa.
4.- Extrems que ha de justificar l’informe de contractació
- Motius de la contractació.
- Pressupost.
- Empresa adjudicatària. Si s’ha demanat més d’un pressupost, es relacionaran tots ells i s’indicarà els criteris que s’han fet servir per triar el que finalment serà l’adjudicatari.
- Termini d’execució del contracte si procedeix.
- Quadre de condicions d’execució del contracte si procedeix.
- Justificació que amb la licitació concreta no s’ha alterat l’objecte del contracte per evitar l’aplicació de les regles generals de contractació.
- Justificació que el contractista no ha subscrit en l’exercici pressupostari vigent, més contractes menors que individual o conjuntament superin la xifra que la LCSP estableix com a límit per la contractació menor, que s’estableix en el punt 1 d’aquestes instruccions.
5.- Procediment a seguir per aprovar un contracte menor.
- El centre gestor sol·licitarà la retenció de crèdit. Un cop estigui signada s’incorpora a l’expedient. Si necessita demanar pressupostos, es demanaran des de contractació a través del perfil del contractant.
- En paral·lel, l’àrea obrirà expedient a l’ACTIO:
Codis dels procediments:
- 1387_ Exp ctte menor obres
- 1411_ Exp ctte menor serveis
- 1432_ Exp ctte menor subministrament
A. interessats s’han d’informar els contractistes
B. Amb la finalitat de tancar l'expedient:
-Opció 1: afegeixen com a tramitador a l’obrir l’expedient la unitat tramitadora de Intervenció i així podem tancar els expedients un cop aprovada la factura.
-Opció 2: si no es posa com a tramitador la unitat d’intervenció, cada àrea haurà de vetllar per tancar-se els expedients.
- L’empresa ha de presentar declaració responsable (Annex III, validesa de 6 mesos) o Certificat d’inscripció al RELI o ROLECE (no caduca si no canvien les circumstàncies).
L’àrea consultarà la base de dades de tercers i si hi ha un d’aquests documents no caldrà demanar-ho a l’empresa. Si no hi són es requerirà a l’empresa que entri al perfil del contractant, es descarregui el document i el presenti telemàticament.
L’Ajuntament de Benifallet rebrà la documentació per registre i l’incorporarà a l’expedient i al repositori de tercers per ser reutilitzat. L’àrea rebrà avís de que ja està incorporada la documentació i podrà continuar amb la tramitació
- Informe de contractació (model de l’annex I: plantilla ACTIO Informe de contractació menor): en cas que s’hagin demanat pressupostos (prèviament a fer aquesta memòria) la memòria justificarà el pressupost escollit, i haurà de contenir la relació de les ofertes rebudes i els criteris de selecció.
- Quan calgui es requerirà a l’àrea de contractació que reclami a l’empresa l’Acreditació PRL i assegurança de RC (es crearà un tràmit específica a ACTIO)
- El tècnic responsable, un cop executat el contracte, conformarà la factura, incloent el paràgraf equivalent a l’acta de recepció amb conformitat (es troba a l’Annex II) i incorporarà la factura a l’expedient ACTIO.
- Seguidament l’àrea demanarà informe jurídic a secretaria (tràmit ACTIO: petició informe jurídic contractes menors)
- Intervenció rebrà un avís i passarà pel Ple, un expedient global que inclourà la relació d’expedients-factures individuals. Un cop aprovat s’incorporarà el certificat de l’acord a cadascun dels expedients de contractació aprovats amb la relació.
- En cas d’obres menors, s’haurà d’aprovar la memòria valorada abans de l’encàrrec de les obres i sempre prèviament a incorporar la factura a l’expedient.
6. Tramitació agrupada
La unitat gestora podrà tramitar de manera agrupada les despeses. Cada unitat gestora escollirà la modalitat de tramitació agrupada que consideri més adient al seu funcionament intern, i en atenció als següents tipus d’agrupament:
- Memòria agrupada per activitat (ex: clotxa, Sant Joan, )
- Memòria agrupada per actes (ex: activitats mensuals o trimestrals del casal de joves)
- Memòria agrupada per data (ex: despeses que es duran a terme en el període d’una setmana posterior a la seva signatura)
- Memòria agrupada per proveïdor
Aquestes tramitacions agrupades podran acumular despeses corresponents a contractes de subministrament i a contractes de serveis (no d’obres). Les despeses no s’hauran de fer efectives en el mateix moment, les factures es podran anar aprovant a mesura que es rebin però per cada factura o grup de factures que es vulguin aprovar s’haurà de demanar l’informe de secretaria.
Les condicions que s’han de donar per poder fer la tramitació agrupada son:
- Cap de les despeses que inclogui l’expedient, en relació amb cada proveïdor, no podran sobrepassar els 15.000 euros. El límit per tant no opera en relació a l’expedient, si no en relació a cada proveïdor que s’ inclou en l’expedient.
- L’informe de contractació que justifica la necessitat del diferents contractes agrupats, ha de detallar cada proveïdor amb qui es contracti i en relació amb cadascun d’ells, indicar les despeses desglossades per concepte i que no excedeixen el límit de contractació del menor.
Tramitació de l’ expedient de despesa agrupada:
- La unitat gestora farà les RC que corresponguin.
- La unitat gestora iniciarà un únic expedient amb un únic informe de contractació que relacionarà totes les despeses i proveïdors a l’ACTIO.
- Es conformaran les factures per separat i s’incorporaran totes elles a l’expedient de l’ACTIO.
- Es farà un únic informe de secretaria si s’aproven totes les factures de cop, o s’aniran sol·licitant informes a mesura que es vulguin anar passant factures a aprovar.
- S’incorporarà el certificat de l’acord d’aprovació de les factures.
7.- Com es tracten els expedients de contractes menors que deriven d’una activitat organitzada per l’àrea gestora?
Si l’activitat és interna, és a dir, no hi ha cap entitat que la sol·liciti, l’àrea podrà decidir;
- Obrir un únic expedient (per l’activitat i pel contracte menor amb despesa agrupada)
- Obrir dos expedients (un per aprovar l’activitat, i un altre per aprovar les depeses a compte d’un contracte menor amb despesa agrupada) Si l’activitat la sol·licita una entitat, s’obriran dos expedients, una per aprovar l’activitat, i l’altreper aprovar les despeses que es generin (en cas que n’hi hagi) en la forma d’un contracte menor amb despesa agrupada.
8.- Règim Jurídic de la Contració Menor
En tot allò no previst en la present instrucció i pel que fa a la preparació, adjudicació, efectes i extinció dels contractes menors objecte de regulació en de la present instrucció és objecte d’aplicació la LCSP, la normativa de desenvolupament de la LCSP, la resta de normes de dret administratiu i en el seu defecte la normativa privada.
9.- Entrada en vigor
La present instrucció entrarà en vigor el dia següent de la seva aprovació.
